1. Who We Are
PT Sinergi Daya Mitra (“SDM”, “SPHERE”, “we”, “us”, or “our”) operates spherebysdm.com and provides recruitment, outsourcing, workforce, project-team, placement, and talent-management services. For the processing described in this policy, SDM acts as the personal-data controller unless another notice states otherwise.
2. Scope
This Privacy Policy applies to personal data collected through spherebysdm.com, its contact channels, and SPHERE services that refer to this policy. A separately operated platform, including sphere.dayamitra.com, may provide an additional notice for processing specific to account registration and job applications.
3. Personal Data We May Collect
- Identity and contact data: name, email address, telephone number, address, and similar identifiers.
- Professional data: CV, employment history, education, skills, qualifications, professional interests, portfolio, and references.
- Recruitment data: applications, assessment or interview information, availability, work preferences, salary expectations, and recruitment communications.
- Organization data: company, role, workforce requirements, and business contact details.
- Technical and usage data: IP address, browser/device information, timestamps, pages visited, security logs, cookies, and similar technology where used.
- Communications: messages submitted through forms, email, telephone, or WhatsApp.
- Other data: information you voluntarily provide or that we lawfully receive from recruitment partners, clients, references, or public professional sources.
Where sensitive or specific personal data is necessary, we will apply additional safeguards and obtain consent or rely on another lawful basis as required.
4. How We Collect Data
We collect data directly from you; automatically when you use our digital services; from employers, clients, recruitment partners, references, and authorized service providers; and from lawful public sources. If you provide another person’s data, you must be authorized to do so and inform them about the relevant processing.
5. Purposes of Processing
We may process personal data to:
- respond to inquiries and provide requested information or services;
- create and administer profiles, applications, recruitment, assessments, interviews, placements, projects, and workforce services;
- match candidates, opportunities, capabilities, and organizational requirements;
- verify identity, qualifications, experience, references, and submitted information where appropriate;
- communicate service, application, security, and administrative updates;
- operate, secure, troubleshoot, analyze, and improve our systems and services;
- prevent fraud, misuse, unauthorized access, and other security incidents;
- comply with law, lawful requests, reporting, audits, disputes, and enforcement; and
- send promotional information where permitted and subject to applicable choice or consent requirements.
6. Basis for Processing
Depending on the activity, processing may be based on your consent; steps requested before entering into, or performance of, an agreement; compliance with legal obligations; protection of vital interests; performance of tasks in the public interest where applicable; and/or other legitimate grounds recognized by applicable Indonesian personal-data law. Where consent is used, you may withdraw it without affecting processing already lawfully performed.
7. Sharing and Disclosure
We may share relevant data, on a need-to-know basis, with prospective or existing employers and clients; SDM affiliates or business units supporting the service; assessment, background-check, IT, hosting, communications, analytics, and professional advisers; competent authorities where legally required; and parties involved in a legitimate corporate transaction. We require recipients and processors to protect data and use it only for authorized purposes.
8. International Data Transfers
If personal data is processed outside Indonesia, we will apply the transfer requirements and safeguards required by applicable law, which may include assessing the destination’s level of protection, contractual safeguards, and/or obtaining consent where required.
9. Retention
We retain personal data only for as long as reasonably necessary for the stated purposes, legal and contractual obligations, dispute handling, security, and legitimate recordkeeping. Retention periods may vary by record type and recruitment or service status. When data is no longer required, we will delete, destroy, or anonymize it in accordance with applicable requirements, unless continued retention is legally permitted or required.
10. Security
We use reasonable technical and organizational safeguards designed to protect personal data against unauthorized access, loss, misuse, alteration, disclosure, or destruction. No system is completely secure; users should also protect credentials and avoid sending unnecessary sensitive information through unsecured channels.
11. Your Rights
Subject to applicable law and verification, you may have rights to obtain information about processing; access and receive a copy of personal data; correct or update inaccurate data; request deletion or destruction; withdraw consent; object to or request restriction of certain processing; request delay or limitation of processing; and seek other remedies provided by law. Some requests may be limited where retention or processing is required by law or necessary for legal claims.
12. Cookies and Similar Technology
Our Website may use essential cookies or similar technology for operation, security, language preferences, and performance. If non-essential analytics or advertising technology is introduced, we will provide appropriate information and choices as required.
13. Children
Our services are not intentionally directed to children unless a specific program states otherwise and appropriate authorization and safeguards are in place. If you believe a child’s data has been provided improperly, please contact us.
14. Changes to this Policy
We may update this policy to reflect changes in services, processing, security, or law. The version and effective date identify the current publication. Material changes may be communicated through the Website or relevant service.
15. Contact and Requests
For privacy questions or rights requests, contact info@spherebysdm.com or PT Sinergi Daya Mitra, Graha Inti Fauzi, Lantai 2, Jl. Buncit Raya No. 22, Jakarta 12510, Indonesia. We may request reasonable information to verify identity and authority before responding.
1. Siapa Kami
PT Sinergi Daya Mitra (“SDM”, “SPHERE”, atau “kami”) mengoperasikan spherebysdm.com dan menyediakan layanan rekrutmen, outsourcing, tenaga kerja, tim proyek, penempatan, dan manajemen talenta. Untuk pemrosesan yang dijelaskan dalam kebijakan ini, SDM bertindak sebagai pengendali data pribadi kecuali dinyatakan lain dalam pemberitahuan terpisah.
2. Ruang Lingkup
Kebijakan Privasi ini berlaku atas data pribadi yang dikumpulkan melalui spherebysdm.com, saluran kontaknya, dan layanan SPHERE yang merujuk kebijakan ini. Platform yang dioperasikan secara terpisah, termasuk sphere.dayamitra.com, dapat menyediakan pemberitahuan tambahan untuk pemrosesan khusus pendaftaran akun dan lamaran kerja.
3. Data Pribadi yang Dapat Kami Kumpulkan
- Data identitas dan kontak: nama, alamat email, nomor telepon, alamat, dan pengenal serupa.
- Data profesional: CV, riwayat pekerjaan, pendidikan, keterampilan, kualifikasi, minat profesional, portofolio, dan referensi.
- Data rekrutmen: lamaran, informasi asesmen atau wawancara, ketersediaan, preferensi kerja, ekspektasi remunerasi, dan komunikasi rekrutmen.
- Data organisasi: perusahaan, jabatan, kebutuhan tenaga kerja, dan kontak bisnis.
- Data teknis dan penggunaan: alamat IP, informasi browser/perangkat, waktu akses, halaman yang dikunjungi, log keamanan, cookie, dan teknologi serupa jika digunakan.
- Komunikasi: pesan melalui formulir, email, telepon, atau WhatsApp.
- Data lainnya: informasi yang Anda berikan secara sukarela atau yang kami terima secara sah dari mitra rekrutmen, klien, pemberi referensi, atau sumber profesional publik.
Apabila data pribadi spesifik atau sensitif diperlukan, kami akan menerapkan perlindungan tambahan dan memperoleh persetujuan atau menggunakan dasar pemrosesan lain sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Cara Kami Mengumpulkan Data
Kami mengumpulkan data langsung dari Anda; secara otomatis ketika Anda menggunakan layanan digital; dari pemberi kerja, klien, mitra rekrutmen, pemberi referensi, dan penyedia layanan resmi; serta dari sumber publik yang sah. Jika memberikan data pihak lain, Anda harus berwenang dan memberi tahu pihak tersebut mengenai pemrosesan yang relevan.
5. Tujuan Pemrosesan
Kami dapat memproses data pribadi untuk:
- menanggapi pertanyaan serta memberikan informasi atau layanan yang diminta;
- membuat dan mengelola profil, lamaran, rekrutmen, asesmen, wawancara, penempatan, proyek, dan layanan tenaga kerja;
- mencocokkan kandidat, peluang, kapabilitas, dan kebutuhan organisasi;
- memverifikasi identitas, kualifikasi, pengalaman, referensi, dan informasi yang disampaikan jika diperlukan;
- menyampaikan pembaruan layanan, lamaran, keamanan, dan administrasi;
- mengoperasikan, mengamankan, menganalisis, memperbaiki, dan meningkatkan sistem serta layanan;
- mencegah penipuan, penyalahgunaan, akses tanpa izin, dan insiden keamanan;
- mematuhi hukum, permintaan yang sah, pelaporan, audit, sengketa, dan penegakan; serta
- mengirim informasi promosi apabila diperbolehkan serta tunduk pada pilihan atau persetujuan yang berlaku.
6. Dasar Pemrosesan
Tergantung kegiatannya, pemrosesan dapat didasarkan pada persetujuan Anda; langkah yang diminta sebelum perjanjian atau pelaksanaan perjanjian; pemenuhan kewajiban hukum; pelindungan kepentingan vital; pelaksanaan tugas untuk kepentingan umum jika berlaku; dan/atau dasar sah lainnya yang diakui hukum pelindungan data pribadi Indonesia. Jika persetujuan digunakan, Anda dapat menariknya tanpa memengaruhi pemrosesan yang sebelumnya telah dilakukan secara sah.
7. Pembagian dan Pengungkapan
Kami dapat membagikan data yang relevan berdasarkan kebutuhan dengan calon atau pemberi kerja serta klien; afiliasi atau unit bisnis SDM yang mendukung layanan; penyedia asesmen, pemeriksaan latar belakang, TI, hosting, komunikasi, analitik, dan penasihat profesional; otoritas berwenang jika diwajibkan hukum; serta pihak dalam transaksi korporasi yang sah. Kami mewajibkan penerima dan prosesor melindungi data serta menggunakannya hanya untuk tujuan yang diizinkan.
8. Transfer Data Internasional
Apabila data pribadi diproses di luar Indonesia, kami akan menerapkan persyaratan dan perlindungan transfer yang diwajibkan hukum, termasuk penilaian tingkat pelindungan negara tujuan, perlindungan kontraktual, dan/atau persetujuan jika dipersyaratkan.
9. Retensi
Kami menyimpan data pribadi hanya selama secara wajar diperlukan untuk tujuan yang disebutkan, kewajiban hukum dan kontraktual, penanganan sengketa, keamanan, dan pencatatan yang sah. Jangka waktu dapat berbeda menurut jenis catatan dan status rekrutmen atau layanan. Ketika tidak lagi diperlukan, data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai ketentuan, kecuali penyimpanan lanjutan diperbolehkan atau diwajibkan hukum.
10. Keamanan
Kami menggunakan perlindungan teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi dari akses tanpa izin, kehilangan, penyalahgunaan, perubahan, pengungkapan, atau pemusnahan. Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman; pengguna juga perlu melindungi kredensial dan menghindari pengiriman data sensitif yang tidak diperlukan melalui saluran yang tidak aman.
11. Hak Anda
Sesuai hukum yang berlaku dan proses verifikasi, Anda dapat memiliki hak untuk memperoleh informasi pemrosesan; mengakses dan menerima salinan data; memperbaiki atau memperbarui data yang tidak akurat; meminta penghapusan atau pemusnahan; menarik persetujuan; mengajukan keberatan atau pembatasan pemrosesan tertentu; meminta penundaan atau pembatasan pemrosesan; serta memperoleh upaya pemulihan lainnya menurut hukum. Permintaan tertentu dapat dibatasi jika penyimpanan atau pemrosesan diwajibkan hukum atau diperlukan untuk klaim hukum.
12. Cookie dan Teknologi Serupa
Situs dapat menggunakan cookie esensial atau teknologi serupa untuk operasi, keamanan, preferensi bahasa, dan kinerja. Jika kelak digunakan analitik non-esensial atau teknologi periklanan, kami akan memberikan informasi dan pilihan yang sesuai ketentuan.
13. Anak
Layanan kami tidak secara sengaja ditujukan kepada anak, kecuali program tertentu menyatakan lain dan telah tersedia kewenangan serta perlindungan yang sesuai. Jika Anda meyakini data anak diberikan secara tidak semestinya, silakan hubungi kami.
14. Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui kebijakan ini untuk mencerminkan perubahan layanan, pemrosesan, keamanan, atau hukum. Versi dan tanggal efektif menunjukkan publikasi yang berlaku. Perubahan material dapat diberitahukan melalui Situs atau layanan terkait.
15. Kontak dan Permintaan
Untuk pertanyaan privasi atau permintaan pelaksanaan hak, hubungi info@spherebysdm.com atau PT Sinergi Daya Mitra, Graha Inti Fauzi, Lantai 2, Jl. Buncit Raya No. 22, Jakarta 12510, Indonesia. Kami dapat meminta informasi yang wajar untuk memverifikasi identitas dan kewenangan sebelum menanggapi.